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Utilisation du prénom d’usage dans la vie universitaire

La procédure d’utilisation de prénom d’usage s’applique uniquement dans la prise en compte de l’identité de genre. Elle ne concerne que les étudiants effectuant une demande alors qu’ils n’ont pas de décision officielle de changement d’état civil à présenter à l’administration de l’Université.

Contexte juridique

  • Résolution 2048 de l’assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe du 22 avril 2015 relative à la discrimination à l’encontre des personnes transgenres en Europe.
  • Loi n° 20161547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice au 21ème siècle.
  • Décret n° 2017450 du 29 mars 2017 relatif aux procédures de changement de prénom et de modification de la mention du sexe à l'état civil.

Documents concernés

Tant que l’étudiant n’a pas de modification officielle de son état civil (notification de la juridiction compétente), il n’est pas possible de faire mention du prénom d’usage sur des documents officiels tels que les certificats de scolarités, les relevés de notes, les attestations de réussite, les certificats et les dipl?mes.
Le prénom d’usage ne peut être utilisé qu’au sein de notre établissement : carte d’étudiant, les listes d’appels et d’émargement des examens, correspondance que l’établissement lui adresse, liste de résultats (sauf PACES) …


Mise en œuvre

Lors de son inscription administrative, l’étudiant sera inscrit avec son prénom officiel d’état civil. Il lui sera remis son justificatif d’inscription et sa carte d’étudiant avec cet état civil officiel. Il peut alors effectuer une demande d’utilisation du prénom d’usage. En cas de réinscription, l’étudiant n’aura pas à renouveler sa demande, il bénéficiera automatiquement du changement de prénom. Il lui appartiendra de faire les démarches nécessaires s’il souhaite revenir au prénom de son état civil.
 
  1. L’étudiant transmet le formulaire ad hoc (annexe 1) par courriel au Responsable du P?le 1 Pilotage de la formation et gestion des cursus de la Direction de la Formation (responsable-pole1.df@uca.fr). Sa demande est transmise au Vice-Président de la CFVU en charge des formations qui pourra éventuellement recevoir l’étudiant afin d’en étudier la recevabilité, d’assurer son accompagnement, de lui fournir les renseignements utiles et si nécessaire, de le mettre en relation avec les services universitaires ou les assistantes sociales.
  2. Si sa demande re?oit un avis favorable, une attestation signée par le Président (annexe 2) lui sera remise confirmant l’acceptation de l’utilisation de son prénom d’usage au sein de l’UCA et permettant de faire le lien entre son prénom d’usage et son état civil officiel.
    Ce document est la base officielle pour le lancement de la procédure au sein des services administratifs de l’UCA. L’étudiant peut également l’utiliser à l’appui de la procédure de changement de prénom à l’état civil. Si la demande re?oit un avis défavorable, celui-ci sera notifié à l’étudiant avec mention des voies et délais de recours.
  3. Le P?le 1 Pilotage de la formation et gestion des cursus de la Direction de la Formation remplace provisoirement le prénom officiel de l’étudiant dans APOGEE par son prénom d’usage. Elle en informe le Responsable du service de scolarité de la composante de l’étudiant.
  4. L’étudiant est re?u par le Responsable du service de scolarité de sa composante. Seuls les responsables de scolarité sont habilités à gérer les dossiers d’utilisation du prénom d’usage. Le responsable de scolarité devra :
    • rééditer la carte de l’étudiant comprenant son prénom d’usage et la remettre à l’étudiant en échange de sa précédente carte ;
    • rééditer le justificatif d’inscription pour générer une nouvelle adresse mail comprenant le prénom d’usage ;
    • aucun certificat de scolarité ne sera réédité.
  5. Le P?le 1 Pilotage de la formation et gestion des cursus de la Direction de la Formation ressaisit le prénom officiel de l’étudiant dans APOGEE avant l’édition des relevés de notes, attestations de réussite, certificats et dipl?mes par la composante. Le prénom d’usage, non officiel au vu de l’état civil, ne peut pas être utilisé sur les documents officiels.
L’étudiant aura ainsi, pendant l’année universitaire, son prénom d’usage sur sa carte d’étudiant, les listes d’appels et d’émargement des examens.

Modification d’état civil

Dès lors qu’un étudiant obtient la décision officielle de modification d’état civil, il la transmet au service de scolarité de la composante pour changement définitif dans APOGEE. En l’absence de réception de décision officielle, le prénom de ? naissance ? de l’étudiant est impérativement saisi dans APOGEE avant la délivrance des relevés de notes, attestations de réussite et dipl?mes à l’étudiant.
Si un ancien étudiant de l’UCA obtient officiellement son changement de prénom auprès de l’état civil, il transmet au service de scolarité de la composante la notification officielle et demande la réédition de l’ensemble de ses dipl?mes.